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株主総会②

前回に続き、総会ネタで失礼します。

まず、先日行われた当社の株主総会が滞りなく終了したことをご報告します。
想定していたシナリオの中で最もスムーズに進行し、予定していたよりも短時間での終了となりました。
もちろん、議事については一つずつ丁寧に説明し、質問・異議の有無を確認した上で採決を取るという、法律に則った形で行われましたので、会社側としては最高の総会と言って良いでしょう。

株主さんが増えると、そうはいかなくなります。今日は、過去の経験からのエピソードをご披露しようかと。

以前在籍していた上場会社(株主数1,000名程度)での話ですが、総会の事務局という役割をしていました。
具体的な役割は、まず、議長(社長)が当日読み上げる原稿を作成します。
上場会社をはじめ、近親者以外の株主が多い会社の場合、後日、運営・進行の不備を指摘されないように、最大限の配慮が必要です(最悪の場合、総会のやり直しの恐れもあります)。
そのため、資料で報告している決算の数字や、業績の背景となった経済情勢・業界動向などの部分を議長またはナレーターが読み上げるのか一般的で、そのための原稿は事務局が用意します。
当日は議長の真後ろの席に座り、発言内容、特に数字に誤りがあれば、即座に指摘して訂正してもらいます。
実際にその機会は何度かあり、ある年の総会で同じところを何度も読み間違えるということがありました。
総会終了後にその社長さんから、「おい、そのちゃん、あんなに訂正される総会、俺は見たことないぞ」と笑いながら言われたのですが、「あんなに読み間違える議長、見たことないですもん」と、こちらも笑ってお返ししました。
(もちろん、お互いに冗談だと分かってのことです。)

株主さんからの質問に対する想定問答集を作成するのも、事務局の仕事です。
経済情勢に関することや、会社の将来性に関すること、個別の事業の採算に関すること、中には残業代はちゃんと支払っているか、従業員のモチベーションを高めるためにどんなことをしているかなど、様々な質問を想定して回答を準備します。
また、急に「配当金を増額しろ」と言われた場合の対処方法も準備しておきます。
総会での質問をまとめた、電話帳サイズの本が出版されていて、自社でも聞かれそうなものを抜粋して作成します。
事務局のリーダーの性格によると思うのですが、ある会社では数百問になりました。
当日は、株主さんからの質問に対し、最も適当なものをその問答集から探し出し、議長に手渡すというのが求められる役割なのですが・・・、そんなことできるか!というのが事務局の本音です。
実際には、具体的な数字での回答を求められた時にそれに該当するものを手渡す程度で、それ以外は自力で答えるか、他の役員さんに振ってもらうしかありません。
我々の手元には「○○取締役に振ってください」とか「ご自分でお答えください」などのカードを用意しておき、議長が助けを求めてきそうなときには、すかさず渡していました。

前回も書きましたが、株主総会は株式会社にとって最も重要な会議で、法律で厳格に規定されている事柄が多く、なおかつ常に情報を共有している人達ばかりが参加する会議ではないため、必要以上の神経を使い、最大限の準備を行う必要があります。
それは会社の大小にかかわらず、複数の株主さんがいれば同じことだと思います。
ということで、今回滞りなく短時間で終了できて、ホッとしています。
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自動機・省力化機械の開発・設計・製造組立の天竜精機

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